В вашей компании есть профессиональная библиотека? Самая обычная книжная библиотека? Если нет, то это очень плохо. Одни и те же книги покупаются разными подразделениями. Никто не следит за выходом новых книг, нет единой политики приобретения профессиональной литературы. Но это еще пол беды. Казенные книги без библиотеки очень быстро пропадают — точнее "рассасываются" по домашним книжным полкам. А потом их не найдешь. И денег на книжки начальство больше не даст. Знакомая история? Так давайте создадим корпоративную библиотеку. Казалось бы, что тут сложного… Ребята, нюансов полно. Я сейчас подробно про все расскажу.
Итак, вы назвались библиотекарем и ваше начальство готово ежемесячно выделять энную сумму денег на книги и еще доплачивать вам копеечку за порядок в будущей библиотеке.
Нужен книжный шкаф. Для начала один. Шкаф должен быть с прозрачными дверцами и обязательно снабжен замочком. Без замочка книги будут украдены. Поставьте шкаф в том же кабинете, где вы сидите - не нужно будет далеко бегать, чтобы выдать или принять книги.
Заведите журнал регистрации выдачи и возврата книг. На первых страницах напишите правила пользования библиотекой и чуть дальше — лист ознакомления всех сотрудников с этими правилами (под подпись).
Правила очень простые. Во-первых, если книга будет утеряна, то читателю придется либо возместить в двукратном размере стоимость пропавшей книги, либо сходить в книжный магазин, купить и вернуть в библиотеку такую же. Во-вторых, установите номинальный срок возврата книг - скажем, 15 дней. Это правило будет частенько нарушаться, но у вас будет повод поворчать и применить легкие административные меры к должникам.
Сам журнал регистрации разграфите таким образом.
| Дата получения книги | Автор | Название книги | Стоимость книги | Ф.И.О. абонента | Плановая дата возврата | Подпись абонента | Подпись библиотекаря | Фактическая дата возврата, подпись библиотекаря |
Создайте файл Excel "Электронный каталог библиотеки.xls" со следующей структурой:
Разработайте тематический рубрикатор.
Поставьте кнопочки фильтров на необходимые колонки и каталог готов.
Разместите каталог в справочном блоке вашей базы знаний.
Закажите штампик, которым вы будете маркировать все покупаемые книги
Штампик должен выглядеть примерно так.
| Название вашей компании, логотип |
|---|
| Дата поступления в библиотеку : "____"_______20___ г. |
| Стоимость книги _________ руб. |
Должен выйти приказ по предприятию о назначении вас библиотекарем. В этом же приказе должны быть оговорены правила учета-отчетности. Теперь вам будут выделять деньги на приобретение книг. Сначала это будут некие фиксированные суммы, скажем тысяч десять в месяц. Потом вы будете готовить планы приобретения книг с обоснованием запрашиваемых сумм. Итак, деньги вам выдали, книги вы купили. Копию авансового отчета со списком купленных книг оставляете у себя, оригинал отдаете в бухгалтерию. Эти авансовые отчеты и будут основными документами, с помощью которых вы будете производить ревизию вашей библиотеки.
Делайте ревизию один раз в квартал. Посоветуйтесь с главным бухгалтером, как списывать пропавшие (украденные) книги. Ревизия - дело нехитрое. Есть авансовые отчеты со списками книг. Это документы - основания. Есть электронный каталог, есть журнал регистрации. Есть книжные шкафы. Проверяйте, пожалуйста. Утверждайте акты ревизии у вашего начальства. Копии всех документов оставляйте себе лично — если будут разборки, то без бумажек вам может не поздоровиться.
В приказе о назначении вас библиотекарем непременно должно быть сказано о том, что в обходных листах теперь должна фигурировать и ваша подпись, подпись библиотекаря. А то уволится какой-нибудь сотрудник из компании — и с ним книжечки — ту-ту.
Ну, вроде все подробно написал. Сейчас осталось техпроцесс в цепочку выстроить и лады.
Библиотека заработала. А вы получили уникальную возможность удовлетворить за казенные денежки свои персональные книжные потребности. Потому что профессиональные книжки нынче больно дорогие пошли.