Технология удачной командировки

В неумело организованных командировках всегда творится самая настоящая чертовщина. Все что может случиться неприятного — случается. Никто не встречает ваших людей в аэропорту, на второй день выясняется, что ваши сотрудники взяли не тот инструмент (дистрибутив программного обеспечения, прибор, комплект документов — нужное подчеркнуть), а на третий день вам звонит заказчик и недоуменно вопрошает: "а зачем ваши люди вообще к нам приехали?".

Чтобы подобный дурной сценарий больше не повторялся, нужно усвоить простую мысль: любая командировка — это самый настоящий проект, требующий специальной организации.

А нужна ли командировка?

Вы — руководитель компании или крупного подразделения. В вашем подчинении взрослые, самостоятельные люди — менеджеры проектов (…по продвижению, …по закупкам, …по сбыту и т.д.). Они часто бывают в командировках. Поскольку ваши подчиненные — люди самостоятельные, то они и свои командировки планируют самостоятельно, а к вам приходят лишь за "добром".

— Сергей Леонидович, мне нужно в Брест сгонять на недельку.
— Что делать там будешь?
— Нужно допсоглашение подписать, да решить пару серьезных вопросов.
— Василий Антоныч, пиши служебку, заказывай деньги.

Типичный взрослый разговор взрослых людей. Ми-нуточку… А если ваш менеджер пробздеться решил в Бресте? Василий Антоныч отвечает за расходы? Так ли необходима командировка? В командировку нужно именно сейчас или лучше позже? И кстати — в Бресте сильно ждут вашего менеджера?

Так вот: отныне не нужно устных ответов — пусть ваши самостоятельные менеджеры пишут командировочные задания.

Командировочное задание

Командировочное задание — это документ, состоящий из шести частей: "общая часть", "что сделать в командировке", "что должно быть сделано заказчиком к нашему приезду", "что нужно сделать в наше отсутствие", "что с собой взять" и "справочная часть".

Давайте разложим содержимое документа по понятиям, ну а сам бланк разработать будет уже несложно.

Общая часть

Название, код проекта
Куда едем
Дата отъезда — дата приезда
Планируемые командировочные расходы в разрезе сотрудников и статей затрат: транспорт, гостиница, суточные, представительские, прочие
План-факт анализ исполнения сметы проекта с учетом предстоящей командировки.

Что сделать в командировке

Это основной раздел командировочного задания — работы и результаты. Оформляется примерно так:

№ пп	Работы	Результат	Исполнитель
1	Выкопать ров для прокладки кабеля.	Вырыт ров длиной 150 метров.	Специалист Иванов А.И.
2	Уложить в ров кабель, закопать.	Уложен в ров кабель 150 метров, ров закопан.	Специалист Иванов А.И.
3	Договориться с заказчиком о прокладке еще 200 метров кабеля.	Дополнительное соглашение № 1 к договору № 3 утверждено.	Руководитель проекта Сидоров В.А.
4	Подписать акт сдачи-приемки работ по договору № 3.	Акт сдачи-приемки работ по договору № 3 утвержден.	Руководитель проекта Сидоров В.А.

Если планируется длительная командировка (от двух недель), то желательно расписать временной график работ.

Что должно быть сделано заказчиком к нашему приезду

Итак, теперь мы твердо знаем, что будем делать в командировке. Вопрос: заказчик подготовился к нашему приезду? Проверим.

№ пп	Что должен сделать заказчик к нашему приезду	Отметка о выполнении
1	Получить разрешение в <название ведомства> на прокладку кабеля.	Да, копию разрешения они передали нам по факсу.
2	Закупить 350 метров кабеля марки <…>	Да, подтверждение о приобретении кабеля мы получили от них по электронной почте.
3	Назначить дежурного администратора для организации монтажных работ.	Да, копию приказа мы получили от них по электронной почте.

(Догадались, какую предварительную работу провел ваш менеджер? Он согласовал с заказчиком план командировки и получил от заказчика подтверждения о выполнении встречных обязательств.)

Что нужно сделать в наше отсутствие

Уезжает сотрудник далеко-далеко в командировку, а на его рабочем месте надрывается от возмущения телефон, какие-то люди его разыскивают. Знакомая ситуация? Ваш сотрудник удрал в командировку и никому не делегировал свои оперативные задачи.

Исправляем ситуацию:

№ пп	Ответственный	Задачи, требующие решения в наше отсутствие	Кому поручена задача
1	Сидоров В.А.	11 февраля встретиться с Самохиным, чтобы договориться о демонстрации нового программного обеспечения.	Поручено Гаврилову П.Л.
2	Сидоров В.А.	12 февраля в 10-00 подъедет Митрохин Игорь Романович из ООО "Таластин", ему нужно передать комплект документов к договору № … от …	Встретит Масина И.И. и передаст документы, Митрохин об этом предупрежден. Масина в курсе.
3	Иванов А.И.	13 февраля участвовать в семинаре "Технология прокладки кабелей".	Вместо Иванова можно послать Гаврилова П.Л Семинар ОПЛАЧЕН!
4	Сидоров В.А.	В срок до 15 февраля составить отчет по 2 этапу проекта "…"	Прошу отложить задачу. Вернусь — сделаю до 01 марта, запас времени есть.

Что с собой взять

Если одна половина командировочных баек построена на событиях "а нас не ждали", то другая половина — это истории на тему "как мы забыли с собой взять".

Чтобы ничего не забыть, включаем в командировочное задание чек-лист, например:

№ пп	Что с собой взять	Контрольная отметка
1	Командировочные удостоверения	.
2	Документы в распечатанном виде: перечислить, количество экземпляров<…>	.
3	Бланки: перечислить	.
3	Документы в электронном виде: перечислить	.
3	Инструменты: перечислить	.
3	Подарки: кому и что	.

Список необходимого нужно продумать очень тщательно.

Справочная часть

В этом разделе очень пользительная информация:

… как сотрудникам добраться до места назначения:

дата вылета (отъезда)
аэропорт (вокзал)
номер рейса (поезда)
время вылета (отправления)
номер и марка автомобиля, имя водителя, который встречает
название гостиницы, адрес, телефон

… как найти информацию в компьютерах сотрудников, которые уезжают в командировку:

логины и пароли на вход в стационарные компьютеры
структура каталогов и местонахождение файлов

… как "достать" сотрудников у заказчика:

номера сотовых телефонов сотрудников
контактные электропочтовые ящики сотрудников
контактные телефоны у заказчика

… как "достать" представителей заказчика:

Ф.И.О., должности представителей заказчика
контактные телефоны
электропочта

Даже если часть этой информации хранится в централизованной базе знаний компании, обязательно продублируйте ее в командировочном задании.

Я не параноик

Готовность к командировкам ваши менеджеры должны подтверждать. Как это делается? Во-первых, сверьте план-график проекта (план мероприятий при непроектной деятельности) с командировочным заданием — оба документа должны подтверждать друг друга:

(Из MS Project можно сгенерировать табличные формы "Что сделать в командировке", "Что должно быть сделано заказчиком к нашему приезду" и приложить к командировочному заданию.)

Во-вторых, в чек-листе должны стоять контрольные "галочки". Пусть эту работу делает администратор или офис-менеджер. В чек-листе фигурирует CD c комплектом программ? Открываем коробочку — диск на месте? Диск вставляем в компьютер — это действительно дистрибутив? Проверяем версию — та? Ставим галочку. В чек-листе записан комплект бланков? — покажи. Ставим галочку.

Неа, ребята, я не параноик. Я предусмотрительный руководитель. Проверка командировочного задания — это еще цветочки. Если у заказчика предстоят сложные переговоры или "тушение пожара", то ролевую игру до отъезда потребую. Сложные работы на объекте? — специалистов проверим "на компетентность". Слабенькие специалисты? — подучим или заменим. А то и командировку отложим.

Командировка

Командировочное задание утверждено. Один экземпляр — в легенду проекта. Копии раздать всем сотрудникам, которые уезжают.

Командировка будет удачной.

Завершение командировки

После возвращения домой менеджеру нужно составить отчет о командировке и защитить его. Структура отчета очень простая: план-факт исполнения работ и аналитическая записка в произвольном формате. Утвержденный отчет включить в легенду проекта.

Всем будет хорошо

В пособии описана достаточно жесткая административная схема. Будете внедрять в своей компании? Подумайте. Выбор у вас невелик: или бардак в командировках или цивилизованная коллективная привычка. А потом и тотальный контроль не потребуется, потому что люди к хорошему быстро привыкают. Меня, например, никто не контролирует, а я придерживаюсь процедуры — чтобы в моих командировках все было ОК.

февраль 2004 г.