Как у вас идут дела?

— Привет, как дела?
— Да ничего, нормально, а у тебя?

Обмен приветствиями

Мне давно позарез был нужен успеватель, такая штуковина, которая помогала бы управляться с многочисленными делами и проектами, от которых голова кругом. А теперь можете меня поздравить: я его придумал, смастерил и внедрил самому себе. Получилось без наворотов, но ничего — работает. Посмотрите внимательно, может и вам сгодится? Если мое решение понравится и приживется у вас, развивайте его техническую базу и подковывайте всякие Outlook-и, Lotus-ы и Palm-ы.

Моя статья не для любителей пофилософствовать. Здесь не будет остросмысложизненно-мировоззренческих построений и рекомендаций о выборе пути и занятий. Некогда. Только голая "механика успевания".

(Не) успевание

Проблема неуспевания — не "техническая", это и понятно было с самого начала — никакие механизмы, приборы и компьютерные программы ее не решат. Чтобы успевать в нашем сумасшедшем мире, нужно выработать особые навыки мышления и действия, научиться как-то по-особому работать с информацией, а уже потом изобретать технические инструменты. Впрочем, давайте по порядку.

Однажды вечером я смотрел по ящику передачу про китайский цирк. Наверное, вы уже видели такой номер: жонглер раскручивает на пальце фарфоровую тарелку, потом аккуратно снимает ее на кончик длинной бамбуковой трости и ставит трость с вращающейся тарелкой на пьедестал. Затем следующую тарелку на другую трость и еще одну и еще… и уже с десяток тарелок крутятся в воздухе, а жонглер спокойно наблюдает за этой хрупкой каруселью и в нужный момент подкручивает по очереди за трости те тарелки, которые вот-вот должны остановить свое кружение и расколоться, упав на арену.

А вот и моя гипотеза подоспела. С нашими делами и проектами как с тарелками в китайском цирке: неумело "закрутил" или не успел их вовремя "подкрутить" — и начинаются трудно обратимые процессы распада организованной деятельности. Как следствие — потеря контроля над ситуацией и увеличенный расход своих временных, интеллектуальных и физических ресурсов, энергии на восстановление нормального процесса. Поскольку наши ресурсы не безграничны, мы начинаем не успевать.

Можно принять без доказательств утверждение о том, что мастерство успевания в работе или учебе — это умение расставлять приоритеты, плюс умение распределять свои и чужие ресурсы между задачами, плюс воля к немедленным действиям. Существует целый комплекс методов и приемов для расстановки приоритетов и управления делами: знаменитая матрица Эйзенхауэра "срочное-важное", "планирование через приоритеты", "балансировка времени между задачами", "метод структурированного внимания", классический сетевой график проекта и другие. В основе всех этих методов лежат характеристики дел: "срочность" и "важность". Поскольку "важность" — характеристика субъективная, то возможны альтернативные, но не менее субъективные параметры, такие как "полезность" дел с точки зрения их вклада в вышестоящие цели ...и даже "приятность" (по мнению известного американского бизнес-тренера Брайана Трейси, самые неприятные дела — наиболее приоритетные).

Теперь внимание, простой вопрос. Вы — жонглер, вращаете тарелки на бамбуковых тростях. Как вы расставляете приоритеты действий во время циркового номера? Очевидно, что вы оперируете в своей голове таким параметром, как скорость вращения тарелок. Скорость для вас и есть важность. Чем меньше скорость, тем больше важность.

Почему же мы не применяем в явном виде динамические параметры при планировании? Вспомним наши типовые списки дел (to do list) в голове, в компьютере или в блокноте. Не чувствуется в них динамики, скорости, не так ли? Так как же оценить, как идут наши дела и что делать дальше?

Важные измерения

В своей системе личного менеджмента я ввел два важных динамических измерения для дел и проектов: скорость выполнения и фазы жизненного цикла.

Фазы жизненного цикла

Любое действо в нашем мире развивается по мудрому природному закону: идея — рождение — рост — смерть ( — рождение). Дело сначала задумывается, потом начинается, развивается, "делает свое дело" и завершается, расчищая дорогу новым затеям и начинаниям.

Давайте для простоты назовем фазы:

Затея

Начало

Середина

Завершение

Зачем нужно такое экзотическое измерение? Факт: проекты в разных фазах своего развития требуют разного внимания и разных затрат времени на управление. Зачастую это измерение маскируется в наших графиках дел под названием "процент выполнения".

Скорость выполнения

Любое дело в каждый момент времени может выполняться, "идти" с разными скоростями. Скорость выполнения — характеристика по большей части субъективная, но крайне необходимая.

Я определил для себя такие скорости "движения" дела, используя аллегорию с цирковым жонглерским номером:

На старте
Все, что от нас зависело для старта, мы сделали, наши жонглерские тарелочки подготовлены. Например: оплатили семинар, а занятия начнутся через неделю; клиент в отпуске, но как только он отдохнет, можно начинать переговоры по дальнейшему сотрудничеству.

Крутится
Обычно говорят: "дела идут нормально". Как раз тот случай.
Наши жонглерские тарелочки крутятся в нормальном режиме.

Останавливается или раскручивается
1. Дело идет с большим скрипом — вот-вот остановится и наши тарелочки упадут
2. Дело только раскручивается.

Упало
1. Дело застопорилось, застряло, тарелочка упала.
2. Дело не началось вовремя.

Технология успевания

Для того, чтобы понятно объяснить мою технологию управления делами, я нарисую успеватель и разыграю маленький скетч.

Успеватель

Обратите внимание — в принципе, это обычный to do list:

Появилась динамика на экране (в голове, в блокноте), появилась дополнительная важная информация. Теперь включаю звук:

— Спрашивается, какого черта остановился с делом 1.2.? — ведь осталось самую малость, и срок давит, ну ты паря даешь. Да понятно мне, что маховик уже не остановить. Дожимай давай.

— Делу 1.3. — особое внимание! Почему начал тормозить со вчерашнего дня? Это дело — "младенец", разве не видишь? Мало ли что время терпит, все равно больше внимания, а немного "подрастет" — и хлопот станет меньше. Ломать не строить, помнишь сколько времени убил, зачиная это дело?

— Делом 1.1. у тебя кто так успешно занимается? Петров? Да, точно, классный специалист, ответственный. Все равно не забудь в конце недели проконтролировать, чтобы темп не сбавлял.

— Что у нас с проектом 2? А-аа, вот в чем дело. С клиентом договорились отложить работы на неделю и протоколом зафиксировали. Хм..., сроки вроде не жмут. Ну ладно, отдыхай пока. Постой-ка, дружок, а делом 2.3. тебе кто мешает заниматься? Ну поручи Сидорову, он уже это делал, кажется он даже сам подходил и интересовался.

Принцип успевания

Чтобы успевать, все дела должны идти или быть на старте. Ни одно задуманное или положенное дело не должно стоять или останавливаться. Человек — существо нерациональное и наверное поэтому склонен лениться и пускать дела на самотек. А дела этого не любят и начинают управлять нами.

Парадокс заключается в том, что в конечном итоге легче, приятней и дешевле держать ситуацию под контролем, делать нужное своевременно, чем предаваться сладкой лени, надеятся на авось, уделять внимание незначащим пустякам, оттягивать, медлить — а потом ликвидировать авралы, выдалбливать сгнившие зубы и тушить пожары.

Где идут дела?

В моей системе принято, что дела идут не только "снаружи", явно преобразуя окружающий мир, но и "внутри" — в головах, в сознании (подсознании) людей. Это очень важный посыл с точки зрения управления делами через динамические характеристики. "Снаружи" дело может и не двигаться, но успешно "раскручиваться" в сознании (подсознании).

В успевателе процедура анимации застывших дел будет выглядеть примерно так:

Подобный подход можно использовать для оценки динамики любых интеллектуальных процессов, развития, обучения. Попробуйте.

О технической реализации

Сейчас я пользуюсь при планировании обычной офисной программой Lotus Notes. В ней нет динамических "бегунков" и "светофоров", жаль, поэтому пока довольствуюсь обычным списком задач и календарем, а скорости движения дел приходится представлять "виртуально", в голове. Мне почему-то всегда видится спидометр. Очень не хватает возможности строить на экране иерархические списки задач для "разруливания" запутанных ситуаций.

Метод

Мой метод может показаться странным. Метаться между разными задачами, подобно жонглеру? Нет, я этого не говорил. Строить динамическую карту состояния дел, спокойно оценивать текущую ситуацию, планировать и немедленно действовать. Потом, любой человек оценивает в той или иной форме "как у него идут дела" при выборе вариантов действий. Мы всегда оперируем динамическими параметрами, только не задумываемся об этом. Дела идут нормально. Дела так себе. Дела идут фигово. Это и есть оценка скорости выполнения дел. А теперь я предлагаю "легализовать" ваши оценки, использовать их в новой качественной форме в системе личного менеджмента. Знаете, какой здесь главный профит? Вырабатывается замечательное ощущение течения жизни и вкус к немедленным действиям. Я не преувеличиваю.

3 — 4 мая 2004 г.